Bonjour, quel est le rôle de l’Office Manager dans l’entreprise ?
L’Office Manager est le collaborateur qui garantit la bonne marche des entreprises à Bordeaux en Gironde.
L’Office Manager représente l’organisation de l’entreprise dans sa globalité.
Souvent doté d’une expérience significative dans la fonction d’Assistant de Direction,
les domaines d’intervention tels que les Ressources Humaines, la finance, le marketing ou encore la gestion des processus n’ont pas de secret pour l’Office Manager !
L’Office Manager centralise l’administratif et assure la productivité de l’organisation.
Un véritable acteur de la stratégie de l’entreprise !
En tant qu'Office Manager, qui sont vos interlocuteurs ?
Tout le monde !
L’interne avec la Direction et les collaborateurs et en externe les banques, les experts-comptables, les avocats, tous les fournisseurs, le bailleur des locaux, les administrations, les clients, les prospects, etc.
L’Office Manager communique et collabore au quotidien avec un grand nombre de personnes pour gérer les missions les plus diverses au service de l’entreprise :
· Aider les collaborateurs pour rendre leur vie et leur travail plus facile
· Rédiger un cahier des charges pour un projet digital
· Gérer une fuite d’eau en urgence ou des réunions de chantier lors d’un déménagement dans de nouveaux locaux
· Organiser des groupes de travail ou un événement de lancement d’un produit
· Mettre en place et assurer le suivi des tableaux de bord pour le comité de direction, l’équipe commerciale, l’expert-comptable…
Etc.
Quelle est la botte secrète de l’Office Manager pour gérer une telle variété de missions sur Bordeaux ?
L’objectif principal de l’Office Manager est que les salariés trouvent du sens à venir travailler dans une atmosphère agréable et soucieuse de leur bien-être, afin qu’ils donnent le meilleur d’eux même.
Cela nécessite d’avoir des qualités d’écoute, ressentir les émotions des autres, être bienveillant, savoir gérer le stress et avoir de la réactivité !
Pour remplir ses missions, que les collaborateurs et la direction soient heureux de travailler ensemble, l’Office Manager agit avec méthode, a le sens de l’organisation, et sait transmettre les informations.
Il/elle insuffle l’esprit d’équipe grâce à un bon relationnel et à une bonne connaissance des outils informatiques.
L’intéressant dans ce métier très polyvalent c’est d’être force de proposition, agir comme conseiller.e auprès de la direction, gérer en autonomie ses projets de développement avec un grand sens des responsabilités.
Quelles sont les complexités du métier au quotidien ?
L’organisation de toutes les « petites » tâches opérationnelles tout en gérant en parallèle des projets structurants pour l’entreprise.
Savoir lister les tâches et les prioriser, puis les planifier est primordial.
3 Tips pour une bonne organisation :
1. Tenir à jour son agenda où sont répertoriées les tâches à traiter en priorité en arrivant le matin.
2. Faire un point dans la journée, et mettre à jour l’agenda si des missions très urgentes interviennent, décaler les autres tâches.
3. Définir chaque jour 3 grandes priorités à avancer impérativement dans la journée.
De la rigueur permet la performance au quotidien.
A quel moment savez-vous que votre mission d’Office Manager est réussie ?
Lorsque je propose mon aide aux collaborateurs de l’entreprise, qu’ils comprennent la vision et que nous avançons ensemble sur les projets.
Je sais également que ma mission est remplie quand ils partagent leurs propres réussites, et s’impliquent dans leur vie professionnelle.
Arriver à instaurer des processus, réorganiser, simplifier la gestion et surtout sentir que le dirigeant me confie un grand nombre de sujets importants mais chronophages.
